Best practices voor e-mail marketing en webinars

Ontdek wat echt werkt voor je webinar promotie

Inleiding: waarom e-mail marketing perfect Is voor webinars

Heb je ooit een fantastisch webinar gepland en ben je bang dat er niemand komt opdagen? Laten we eerlijk zijn, dat is een angst die velen van ons delen. Maar geen zorgen, ik ga je vandaag laten zien hoe je met een paar slimme trucs je e-mails omtovert tot krachtige tools om je webinars te promoten. Eens?

E-mail marketing biedt directe, persoonlijke communicatie en houdt je publiek betrokken. Bovendien geven e-mails je webinars een professioneel tintje. Mensen krijgen het gevoel dat ze deel uitmaken van iets bijzonders, iets exclusiefs. Dat klinkt goed, toch?

Ik beloof je dat na het lezen van deze blogpost, je precies weet hoe je je e-mail marketing kunt inzetten om je webinars te promoten, de betrokkenheid van je publiek te verhogen en uiteindelijk meer deelnemers te trekken. Of je nu net begint met e-mail marketing of al wat ervaring hebt, deze gids zit boordevol tips die je direct kunt toepassen.

In deze blogpost ontdek je onder andere hoe je de perfecte eerste aankondiging mail opstelt om de aandacht van je publiek te trekken, hoe je met opvolg e-mails de interesse hoog houdt, en hoe je door middel van herinnerings- en bedankmails je publiek blijft betrekken. We bespreken ook het belang van tijdige notificaties en hoe je deze effectief kunt instellen. Dus, ga ervoor zitten, dan duiken we erin!

Het belang van e-mail marketing voor webinars

E-mail marketing biedt een directe manier om met je publiek te communiceren. Je hebt de controle over de boodschap en kunt deze aanpassen aan je doelgroep. Dit verhoogt de kans dat mensen zich inschrijven en daadwerkelijk deelnemen aan je webinar. Bovendien geven e-mails je webinars een professioneel tintje. Mensen krijgen het gevoel dat ze deel uitmaken van iets bijzonders, iets exclusiefs.

Voordelen van e-mail marketing voor webinars:

• Directe communicatie: Je bereikt je publiek rechtstreeks in hun inbox.
• Persoonlijke touch: Je kunt de boodschap personaliseren voor een grotere impact.
• Hoge betrokkenheid: E-mails zorgen voor een hogere betrokkenheid vergeleken met andere kanalen.
• Meetbare resultaten: Je kunt de prestaties van je e-mails volgen en optimaliseren.

Eerste aankondiging

De eerste e-mail is superbelangrijk. Dit is je kans om de aandacht van je publiek te trekken en ze nieuwsgierig te maken naar je webinar. Begin met een pakkende onderwerpregel. Iets zoals "Mis Dit Webinar Niet: Ontdek [Onderwerp]" werkt vaak goed. Houd de e-mail kort en krachtig, maar zorg ervoor dat je de belangrijkste details duidelijk vermeldt: datum, tijd, onderwerp en waarom het interessant is.

Voeg een opvallende call-to-action (CTA) toe, zoals "Schrijf je nu in" of "Reserveer je plek". Dit maakt het makkelijk voor lezers om meteen actie te ondernemen.

Opvolg e-mails

Na je eerste aankondiging is het belangrijk om contact te houden met je publiek. Dit doe je met opvolg e-mails. Deze e-mails helpen om de interesse hoog te houden en mensen te herinneren aan je webinar.

Tips:

• 2 Dagen Herinneringsmail: Twee dagen voor het webinar stuur je een herinnering. Dit herinnert je publiek eraan dat het webinar nadert en helpt bij het plannen. Geef extra informatie over de inhoud van het webinar en eventuele voordelen van deelname. Gebruik voorbeelden, korte anekdotes of succesverhalen om je punt te maken.
• 1 Dag Herinneringsmail: Eén dag voor het webinar stuur je nog een herinnering. Deze e-mail zorgt ervoor dat je webinar nog vers in het geheugen zit. Benadruk waarom het webinar waardevol is en wat ze precies gaan leren. Voeg ook weer een duidelijke CTA toe.
• 3 Uur Herinneringsmail: Drie uur voor het webinar stuur je een laatste herinnering. Dit is een laatste zetje om ervoor te zorgen dat mensen zich voorbereiden en deelnemen. Herinner hen eraan om in te loggen en eventuele technische voorbereidingen te treffen.
• 30 Minuten Herinneringsmail: Een half uur voor het webinar stuur je een korte herinnering. Dit helpt mensen om op tijd klaar te zitten. Voeg eventueel tips toe voor een optimale ervaring, zoals het instellen van audio en het hebben van een notitieblok bij de hand.

Door de juiste email op de juiste tijd te verzenden vergroot je je opkomst aanzienlijk

Nieuwsbrief webinar

Heb je een nieuwsbrief? Perfect! Je nieuwsbrief is een geweldige manier om je webinars onder de aandacht te brengen. Je bereikt hiermee mensen die al geïnteresseerd zijn in wat je te bieden hebt.

Plaats een sectie in je nieuwsbrief die je aankomende webinars highlight. Gebruik aantrekkelijke visuals en korte, krachtige teksten. Bijvoorbeeld: "Doe mee aan ons volgende webinar en leer alles over [Onderwerp]. Schrijf je hier in!"

Een ander idee is om een speciale editie van je nieuwsbrief te wijden aan je webinar. Hierin geef je gedetailleerde informatie, stel je de spreker voor en deel je een voorproefje van wat deelnemers kunnen verwachten.

Persoonlijke uitnodigingen

Een persoonlijke touch doet wonderen. Stuur persoonlijke uitnodigingen naar mensen die je denkt dat geïnteresseerd zijn in je webinar. Dit kunnen klanten zijn, partners of mensen uit je netwerk.

Schrijf een korte, persoonlijke boodschap waarin je uitlegt waarom je denkt dat het webinar waardevol voor hen is. Bijvoorbeeld: "Hoi [Naam], ik dacht aan jou voor dit webinar omdat je geïnteresseerd bent in [Onderwerp]. Het zou geweldig zijn als je erbij bent!"

Dit laat zien dat je echt om je publiek geeft en verhoogt de kans dat ze zich inschrijven.

Herinnerings e-mails

Herinnerings e-mails zijn essentieel om ervoor te zorgen dat mensen je webinar niet vergeten. Stuur een herinnering de dag voor het webinar en nog een keer een uur van tevoren.

In deze e-mails kun je ook tips geven voor een optimale ervaring. Bijvoorbeeld: "Zorg ervoor dat je 10 minuten voor aanvang inlogt en je audio instelt." Dit helpt deelnemers zich goed voor te bereiden en zorgt voor een soepel verloop.

Bedank e-mails

Na het webinar wil je je deelnemers bedanken. Stuur een bedank e-mail waarin je je waardering uitspreekt en eventueel aanvullende materialen of een opname van het webinar deelt.

Dit is ook een goed moment om feedback te vragen. Voeg een korte vragenlijst toe om te zien wat ze van het webinar vonden en hoe je toekomstige webinars kunt verbeteren.

Vergeet je deelnemers niet te bedanken voor hun tijd een aanwezigheid, met of zonder aan kleine weggever

Analyse en optimalisatie

Tot slot, analyseer de resultaten van je e-mail campagnes. Kijk naar open rates, click-through rates en het aantal inschrijvingen. Wat werkte goed? Wat kan beter? Gebruik deze inzichten om je e-mail marketing strategie steeds verder te verbeteren.

Experimenteer met verschillende soorten inhoud, onderwerpregels en CTA’s om te zien wat het beste werkt voor jouw publiek. Hierdoor leer je continu bij en maak je je e-mail marketing steeds effectiever.

Optimaliseer je webinar e-mails met tijdige notificaties

Op basis van het onderstaande overzicht kun je verschillende intervallen instellen om je e-mails te versturen en zo top of mind te blijven bij je publiek. Hier zijn enkele tips voor elk interval:

• Bevestigingsmail: Direct na inschrijving stuur je een bevestigingsmail. Deze e-mail bevestigt hun registratie en geeft alle nodige details. Dit is een belangrijk moment om je publiek gerust te stellen dat hun inschrijving succesvol was en om hen enthousiast te maken voor het aankomende webinar. Als je hier nóg meer uit wilt halen, zorg dan dat je de deelnemers in deze mail een vragenlijst over het onderwerp aanbiedt: zo weet je meteen waar je deelnemers naar geïnteresseerd zijn en kun je daar een extra accent op leggen in je webinar! Vermeld duidelijk de datum, tijd en hoe ze kunnen deelnemen. Voeg ook een agenda of hoogtepunt van de onderwerpen toe die besproken zullen worden. 
• 2 dagen herinneringsmail: Twee dagen voor het webinar stuur je een herinnering. Dit herinnert je publiek eraan dat het webinar nadert en helpt bij het plannen. Geef extra informatie over de inhoud van het webinar en eventuele voordelen van deelname. Gebruik voorbeelden, korte anekdotes of succesverhalen om je punt te maken. Dit is ook een goed moment om eventuele last-minute wijzigingen of toevoegingen aan het programma te communiceren.
• 1 dag herinneringsmail: Eén dag voor het webinar stuur je nog een herinnering. Deze e-mail zorgt ervoor dat je webinar nog vers in het geheugen zit. Benadruk waarom het webinar waardevol is en wat ze precies gaan leren. Voeg ook weer een duidelijke CTA toe. Dit is het moment om eventuele technische details te herhalen, zoals hoe je toegang krijgt tot de webinar en wat je moet voorbereiden.
• 3 uur herinneringsmail: Drie uur voor het webinar stuur je een laatste herinnering. Dit is een laatste zetje om ervoor te zorgen dat mensen zich voorbereiden en deelnemen. Herinner hen eraan om in te loggen en eventuele technische voorbereidingen te treffen. Dit is ook een goed moment om enthousiasme op te bouwen en hen te herinneren aan de waardevolle inzichten die ze zullen ontvangen.
• 30 minuten herinneringsmail: Een half uur voor het webinar stuur je een korte herinnering. Dit helpt mensen om op tijd klaar te zitten. Voeg eventueel tips toe voor een optimale ervaring, zoals het instellen van audio en het hebben van een notitieblok bij de hand. Dit is ook een goed moment om eventuele laatste minuten updates of instructies te geven.
• Gevolgd mail: Na het bijwonen van het webinar stuur je een bedankmail. Voeg eventueel een link naar de opname of aanvullende bronnen toe. Dit helpt bij het behouden van de connectie en biedt extra waarde. Bedank je publiek voor hun deelname en vraag om feedback. Dit helpt je om je toekomstige webinars te verbeteren en laat zien dat je hun mening waardeert.
• Niet-gevolgd mail: Voor degenen die het webinar hebben gemist, stuur je een e-mail met een link naar de opname en eventuele highlights. Dit geeft hen een tweede kans om de inhoud te bekijken. Herinner hen aan de waardevolle informatie die ze hebben gemist en moedig hen aan om de opname te bekijken.
• Percentage-gevolgd mail: Stuur gepersonaliseerde e-mails gebaseerd op het percentage van het webinar dat ze hebben bekeken. Voor degenen die slechts 25% hebben gezien, herinner hen aan de waardevolle informatie die ze hebben gemist. Voor degenen die 100% hebben bekeken, bied extra content of een vervolgwebinar aan. Dit helpt je om je publiek op een gepersonaliseerde manier te betrekken.
• Geklikt op aanbod mail: Voor degenen die op een aanbod tijdens het webinar hebben geklikt, stuur een opvolg e-mail met meer informatie en een directe call-to-action om de verkoop of registratie af te ronden. Dit helpt je om de conversie te verhogen en je publiek verder te betrekken.
• Direct na webinar mail: Direct na het webinar stuur je een e-mail met een samenvatting van de belangrijkste punten, een link naar de opname en eventuele aanvullende materialen. Dit helpt je om de belangrijkste informatie te benadrukken en je publiek de kans te geven om de webinar opnieuw te bekijken.
• 1 dag na het webinar mail: Een dag na het webinar stuur je een bedankmail met een link naar de replay en vraag je om feedback. Dit helpt om de ervaring te verbeteren en laat zien dat je hun mening waardeert.
• 2 dagen na het webinar mail: Twee dagen na het webinar kun je een opvolg e-mail sturen met eventuele gemiste informatie of extra bronnen die relevant zijn voor het onderwerp van het webinar. Dit helpt je om de connectie met je publiek te behouden en hen extra waarde te bieden.
• 3 dagen na het webinar mail: Drie dagen na het webinar kun je een laatste herinnering sturen om de replay te bekijken, vooral voor degenen die het nog niet hebben gedaan. Dit helpt je om je publiek betrokken te houden en hen aan te moedigen om de waardevolle informatie te bekijken.
• Herhaling bekeken mail: Bedank mensen die de replay hebben bekeken en bied extra materialen aan die hen verder kunnen helpen met het onderwerp. Dit helpt je om je publiek verder te betrekken en hen extra waarde te bieden.
• Herhaling niet-bekeken mail: Herinner degenen die de replay nog niet hebben bekeken aan de beschikbare content en moedig hen aan om deze alsnog te bekijken. Dit helpt je om je publiek betrokken te houden en hen aan te moedigen om de waardevolle informatie te bekijken.
• Geklikt op herhaling mail: Voor degenen die de replay hebben gestart, maar niet hebben afgemaakt, stuur een vriendelijke herinnering om de rest te bekijken. Dit helpt je om je publiek verder te betrekken en hen aan te moedigen om de waardevolle informatie te bekijken.
• Niet-geklikt op herhaling mail: Voor degenen die de replay niet eens hebben gestart, stuur een laatste herinnering met een overtuigende reden waarom het de moeite waard is om te kijken. Dit helpt je om je publiek te betrekken en hen aan te moedigen om de waardevolle informatie te bekijken.

Conclusie

Laten we eerlijk zijn, e-mail marketing voor webinars is een strategie die je niet mag negeren. Het begint allemaal met die eerste aankondigingsmail. Deze moet pakkend en informatief zijn om je publiek te overtuigen zich in te schrijven. Vervolgens zijn opvolg e-mails essentieel om de betrokkenheid te behouden en je publiek te herinneren aan het aankomende evenement. Vergeet de herinneringsmails niet; die zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat mensen je webinar niet vergeten en daadwerkelijk deelnemen.

Je nieuwsbrief is ook een krachtig hulpmiddel. Door je webinars daarin te promoten, bereik je een publiek dat al geïnteresseerd is in wat je te bieden hebt. Persoonlijke uitnodigingen zijn nog een stap verder om de betrokkenheid te vergroten. Een persoonlijk tintje kan echt een verschil maken. Na het webinar zijn bedankmails en feedbackverzoeken belangrijk om de relatie met je deelnemers te versterken en waardevolle inzichten te verkrijgen voor je toekomstige webinars.

Met een goed geplande e-mailstrategie en tijdige notificaties blijf je top of mind bij je publiek en zorg je voor een soepele ervaring. Het is niet alleen belangrijk om te weten wat je moet sturen, maar ook wanneer je het moet sturen. Bevestigingsmails, herinneringsmails, en bedankmails hebben allemaal hun eigen rol en moeten op het juiste moment worden verstuurd om effectief te zijn.

Dus waar wacht je nog op? Zet deze tips in praktijk en optimaliseer je e-mail marketing voor webinars vandaag nog!

Download ons ebook ‘5 Stappen Webinar Succes’ en leer hoe je je webinars effectief kunt promoten en uitvoeren!